Ejemplos de guiones de operadora automática (IVR). Pruébalos!

Grabar locuciones para centralita IVR Operadora automatica

Cuando comiences a utilizar tu sistema de telefonía empresarial Nubelfon Centrex, una de las primeras funciones que querrás configurar es una operadora automática (IVR).

Como hemos explicado en otras ocasiones, una buena locución de bienvenida tiene tres grandes objetivos: informar al cliente del tipo de empresa al que esta llamando, ofrecer una imagen de profesionalidad y al mismo tiempo facilitar la interacción de nuestros clientes. Sin embargo, escoger el guión adecuado para estas locuciones, a veces es complicado.

Hoy trataremos de hacerte esa tarea un poco más fácil. Para ello te proporcionaremos algunos ejemplos de guión para tus locuciones de operadora automática. Hemos preparado guiones de diferentes estilos  – más o menos formales – y para diferentes tipo de empresa, más grande o más pequeña. La idea es que te sirvan como modelo para crear unas locuciones personalizadas al gusto e idiosincracia de tu empresa.

Locuciones para una pequeña empresa o tienda

El sistema telefónico de una pequeña empresa debe ser tan sólido y eficiente como la de sus competidores más avanzados, pero intentará reflejar y potenciar aquellos valores que son más difíciles de encontrar en una gran empresa: trato personal, cercanía, flexibilidad, etc.. 

Por otro lado personas que llaman deben tener una idea de su tamaño desde el primer momento al que llegan al menú telefónico. Esto establecerá el escenario idóneo para las interacciones personales cuando la persona que llama contacte con uno de sus empleados.

Guión Informal para una tienda

  • “Hola, soy María de la panadería de la Calle Mayor nº 3. Espero que tengas un gran día. “
  • “Nuestra panadería está abierta de lunes a viernes de 9 a 8. Puedes ver nuestra colección de pasteles en la tienda de c. Mayor, o en línea a cualquier hora en forncarrermajor.com.”
  • “Pulsa 1 para nuestra recepción principal o 2 para dejar un pedido. Gracias“.

Este guion permite que la personalización del propietario de la empresa brille. Favorece un saludo cordial y un buen deseo sobre los detalles técnicos de la interacción entre empresa y cliente. Dicho esto, el saludo es breve, por lo que las opciones de horario, ubicación y árbol de teléfono se presentan rápidamente a la persona que llama.

Guion Formal para una tienda

  • “Ha llamado a la panadería de Calle Mayor, abierta de lunes a viernes de 9 a.m. a 7 p.m. y en línea en hornocallemayor.com. 
  • “Pulse 1 para la recepción o 2 para hacer un pedido. Tomamos pedidos personalizados para individuos y grupos “.

Aquí puedes ver el saludo personalizado eliminado. En cambio, la ubicación y las horas del negocio se colocan en la parte delantera. Las personas que llaman reciben la información necesaria sobre el horario y la ubicación de la empresa para que puedan decidir fácilmente cómo actuar.

Locuciones para empresa mediana

Las empresas medianas ocupan un espacio que requiere el toque personal de un equipo pequeño, pero la capacidad técnica de una gran empresa. Se espera que tengan suficiente personal y recursos para resolver rápidamente las consultas de los clientes y enviar los pedidos con prontitud y eficiencia.

Esto requiere que este tipo de empresas se presente a sí mismo como un oyente sensible y flexible pero sin embargo con unas capacidades imponentes. Los ejemplos de guiones telefónicos de la operadora automática que se muestran a continuación intentan mostrar este balance.

En su caso, tómese el tiempo suficiente para modificar estos ejemplos y que así se adapten a las capacidades e idiosincracia de su negocio. Amplía la lista de departamentos tanto como creas necesario, teniendo en cuenta que la paciencia del cliente con los sistemas automatizados es limitada. Cuando los menús tardan demasiado en presentase o contienen más de cinco elementos, se ha demostrado que los clientes abandonan el intento de contacto porque están demasiado frustrados para continuar.

Guión Informal para empresa mediana

“En la agencia de Comunicación Ambiziona, nos complace escuchar las necesidades su negocio y estamos disponibles de 9 a 19 horas.

“Puedes pulsar 1 para hablar con atención al cliente; 2 para diseño gráfico, o 3 para administración“

“Gracias. Y que tengas un buen dia.”

Este guión, al igual que todos los que verás en este artículo, va al grano. Aunque da prioridad a una introducción de bienvenida, ofrece una breve descripción de la orientación a cliente y el horario de atención. También detalla los departamentos de la compañía en tres grupos distintos.

La despedida, “Que tengas un buen día”, no interferirá con la capacidad de la persona que llama para seleccionar el destino adecuado. 

Guión formal empresa mediana

“Has llamado a Muebles Narciso. Visita nuestra tienda en Tarragona, 24 cualquier día, de 9 a.m. a 7 p.m. O encuéntrenos en línea en mueblesnarciso.com. 

“Pulsa 1 para la recepción; 2 para atención al cliente; o 3 para la fabricación. 

“Gracias por hacer negocios con nosotros. Hasta pronto “.

En este caso, el saludo amistoso se reemplaza por el nombre y los detalles de las horas de operación de la empresa. El menú aún es corto y claro. Luego hay espacio para el envío al final del mensaje.

Sin problemas, la persona que llama está lista para interactuar con el negocio en no más de 20 segundos. También se les asegura que pronto hablarán con un representante comercial.

Conclusiones

Antes de adoptar y revisar uno de estos ejemplos de guiones telefónicos de operadora automática, tómate unos minutos para considerar las necesidades de tu negocio.

¿Prefieres un enfoque informal o formal? ¿Cómo puede reducir su lista de departamentos y opciones de menú a cinco o menos? ¿Es importante, por adelantado, indicar tu ubicación, horario y sitio web?

Estas consultas básicas lo ayudarán a elegir un guión de operador automático adecuado para ti y tus clientes. Una que sea fácil de crear, rápida de escuchar y simple de navegar.