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Mejora la imagen de tu empresa con una Centralita Virtual

El sector de la telefonía fija ha dado un vuelvo en los últimos años con las nuevas tecnologías de voip y la irrupción de los sistemas de Centralita Virtual. Las razones de su éxito son las beneficios económicos que aporta a las empresas y las avanzadas funcionalidades que incorpora para mejorar en la Atención a Clientes.

En este artículo nos centraremos hoy en analizar qué funcionalidades nos ofrece esta tecnología para mejorar la imagen de tu empresa y mejorar en la gestión de clientes.

Mejor Imagen de marca

Locuciones de bienvenida

Lo primero que puedes hacer para potenciar tu imagen de empresa es crear una buena locución de bienvenida: Una grabación de audio que se coloca en el sistema para saludar a los nuevos contactos e informarles de dónde han llamado. Por ejemplo: 'Ha llamado a Sannit Start, especialistas en Sanitarios de diseño".

Las locuciones tiene dos funciones principales: la primera es proporcionar información al cliente, ya que puede identificar a la empresa que está llamando y saber que tiene que hacer o qué sucederá posteriormente (Ej: en breves momentos será atendido por uno de nuestros agentes, para hablar con Departamento Comercial pulse 1, etc.). La segunda es reforzar nuestra imagen de marca, y crear un a sensación de gran empresa, aun cuando podemos estar trabajado en ella tan solo un par de personas.

Las locuciones pueden ser grabadas por una persona interna de la empresa con buena voz, o si se prefiere existen locutores profesionales que pueden dar a dicha función un sello de calidad adicional a esta función.

Internacionalización 'virtual'

Acometer un proyecto de expansión internacional de nuestra empresa es ahora más fácil y asequible con la nueva telefonía virtual. Gracias al nuevo modelo tecnológico que incorporan las centralitas virtuales, puedes incorporar fácilmente un número telefónico DID internacional de cualquier país del mundo a tu sistema. A partir de este momento, la localización geográfica y los impedimentos que esta supone ya no será un problema.

Cuando una empresa quiere expandirse comercialmente o dar atención a Clientes de nuevos mercados, ya no es necesario montar ninguna oficina presencial. Simplemente contrataremos un número de teléfono internacional de la region o pais a atacar, y lo conectamos a nuestra centralita. De este modo, podremos dar una imagen de cercanía y proximidad a los nuevos potenciales clientes. Tienes más información en este post que hicimos hace unos días. 

Mejor experiencia del Cliente

Por otro lado, un sistema de centralita virtual nos permitirá implementar una serie de herramientas o funcionalidades orientadas a mejorar la experiencia que va a recibir el usuario o cliente cuando intente contactar con nosotros. Eso indirectamente va a proyectar una imagen positiva y de eficiencia a nuestros contactos. Veamos cuales puedes ser estos mecanismos.

Acceso directo a usuario

En una centralita cada usuario dispone de un número corto denominado extensión, que le permite comunicar internamente con sus compañeros. Con la funcionalidad de operadora automática (oi IVR), se puede acceder a dicha extensión desde el exterior. Además con el IVR se pueden crear agrupaciones de usuarios para poder repartir las llamadas entre los usuarios por departamentos.

En el departamento de atención al cliente el tiempo es oro. Es muy difícil encontrar un asesor que pueda satisfacer cualquier duda de un cliente y a la vez resolver un problema de contabilidad. Es muy importante dirigirse a la persona adecuada con la que hablamos para asegurar una transparencia.

El cliente tendrá la posibilidad de decidir qué extensión quiere utilizar en función de sus necesidades. De esta manera, se consigue eliminar el tiempo que se pierde al transferir manualmente una llamada.

Contestadores por usuario o área

También es muy práctico disponer de un buzón de voz personalizado: un sistema de contestador que permite dejar mensajes grabados por usuario o bien departamento. La creación de buzones para las diferentes áreas o incluso para que los trabajadores dispongan de un contestador propio con un sistema de llamadas en espera.

Algunas de sus ventajas son:

  • Agiliza el acceso a los colaboradores de una empresa. De esta manera se consigue una mejora en la satisfacción del cliente.
  • Los mensajes grabados se pueden enviar por email al destinatario para que los escuche en cualquier lugar.
  • Sensación de imagen moderna y profesional de la empresa.

Disponer de un contestador también va a permitir programar las locuciones para comunicar al usuario que está llamando fuera de horario comercial o en día festivo. De esta manera estará siempre informado. Además, el cliente podrá enviar el mensaje por mail o incluso ser desviado a un contestador donde podrá dejar su mensaje.

Integración con el CRM

La integración con herramientas de CRM ayuda a mejorar la eficiencia de los agentes gracias al Click to Call. Esta funcionalidad permite que se realice una llamada de manera automática tan solo pinchando en el teléfono de la ficha de nuestro cliente. Puede parecer una funcionalidad con poca importancia pero ofrece las siguientes ventajas:

  • Agilizar la realización de llamadas.
  • Evitar posibles errores de pulsación de los dígitos.
  • Dispone de un registro de todas las llamadas realizadas.
  • Podemos recuperar las llamadas perdidas para volverlas a realizar fácilmente.

Por otro lado, también se puede implementar la funcionalidad de Screen Pop-Up. Esta consiste en que cuando un usuario atienda una llamada entrante, automáticamente se abra la ficha de ese cliente. Algunos de sus beneficios son:

  • Reconocimiento automático del usuario que nos esta llamando.
  • Atención mucho más orientada al cliente y por ello mucho más eficaz.
  • Gestión eficiente de las llamadas entrantes.

Para todas las empresas

Al ser un sistema de pago por uso, un sistema de centralita virtual te permite disfrutar de todas las funcionalidades mencionadas independientemente del tamaño de tu empresa. Precisamente al ser un pago por uso, vas a pagar unas cuotas proporcionales a la dimensión de tu negocio. Con ello, funcionaildades avanzadas que antes solo estaban al alcance de grandes empresas, se han puesto al alcance de las pequeñas y medianas.

Además, es un sistema escalable que se amplía fácilmente en dimensión - se pueden ir añadiendo nuevos usuarios a demanda - y que al permite ir mejorando las funcionalidades a media que se van incorporando en nuevas versiones del producto..

Conclusiones

Con las funcionalidades de una centralita virtual, la empresa no solo tendrá una mejor imagen, sino que será más competitiva. Con la estructura y herramientas adecuadas, el departamento de atención al cliente no solo puede centrarse en satisfacer las necesidades del cliente, sino que puede adelantarse, reducir los tiempos de respuesta y proporcionar soluciones de gran calidad.

Puedes disfrutar de estos servicios y mucho más instalando una centralita virtual. Con Nubelfon y sus servicios obtendrás grandes beneficios para tu empresa.