7 razones para contratar una centralita virtual

7 razones para contar con una centralita virtual

En los últimos años han proliferado las ofertas de centralita virtual y se han hecho cada vez más competitivas. Esto es así porque el entorno lo ha favorecido: la tecnología voip ha madurado y se ha vuelto sumamente estable, ha mejorado la disponibilidad, calidad y precio de la fibra de acceso a Internet, y porque los usuarios demandan cada vez mayores funcionalidades por un coste razonable.

Pero, ¿cuáles son los beneficios que puede aportarme a mí y a mi empresa? Hemos intentado dar respuesta con seis motivos principales.

1. Mínima inversión en centralita virtual

En una centralita virtual, la única inversión necesaria para la empresa son los terminales o teléfonos voip, dado que el resto de infraestructura necesaria la suministra el proveedor como un servicio. En algunos casos incluso los teléfonos pueden alquilarse si se desea. También es cierto que los costes de dichos terminales han ido bajando últimamente, encontrándose modelos de buena calidad bien por debajo de los 100€.

2. Menos costes fijos

La centralita virtual se comercializa con un coste mensual por extensión. Son costes relativamente bajos, y pueden incluir una tarifa plana de llamadas. Además, las llamadas entre extensiones (terminales internos), no tienen coste, aunque sean entre diferentes sedes de la empresa (nacionales o internacionales).

3. Ventajas Fiscales

Al ser un servicio externo, el cliente no debe preocuparse por el tiempo en el que debe amortizar el sistema. Los gastos mensuales permiten directamente la deducción de impuestos, con lo que la empresa gana ya de forma inmediata.

4. Máxima movilidad y flexibilidad

Los terminales telefónicos pueden reubicarse fácilmente. Si el usuario se mueve dentro de la oficina, simplemente debe llevarse el teléfono con él (por ejemplo, en caso de una redistribución interna). También pueden cambiarse entre diferentes sedes o sucursales, sin más que mover el terminal. Por otro lado, un mismo usuario podría tener servicio en varios terminales a la vez, que pueden ser por ejemplo su móvil, un softphone (aplicación en el ordenador), y su terminal de sobremesa.

5. Funcionalidades avanzadas

Una centralita virtual puede disponer de funcionalidades avanzadas que hasta ahora estaban relegadas a las grandes empresas que disponían de un generoso presupuesto IT. Entre estas funcionalidades las más habituales son: un sistema de recepcionista automática con IVR, música en espera, sistema de recepción de llamadas por colas y agentes (ACD), gestión de llamadas entrantes según fecha y hora, buzón de voz, grabación de llamadas, integración CTI (con aplicaciones del PC), etc.

6. Fiabilidad y seguridad

Los sistemas de centralita virtual están alojados en instalaciones pensadas para albergar sistemas críticos IT (los Datacenters). En estos, por tanto, existen todas las medidas físicas y lógicas para garantizar la fiabilidad, disponibilidad, seguridad, y calidad del servicio.

Hoy en día, el único punto débil de la solución reside en el acceso a Internet requerido en la oficina para acceder al servicio. Pero incluso en caso de caída (hoy poco habituales), se pueden encontrar soluciones para limitar el problema; como desviando las llamadas a otro teléfono o móvil.

7. Gran Escalabilidad

Lo realmente singular de la propuesta de centralita virtual es que ofrece todas las ventajas descritas tanto a pequeñas como grandes empresas. Se puede contratar el servicio desde una única extensión, hasta cientos de ellas. Además, el proceso de ampliación o de reducción es muy sencillo; el servicio puede empezar con unas pocas extensiones e irse ampliando en caso necesario, o bien reducirse cuando el negocio ya no lo requiera. Es decir, se adapta completamente a los altos y bajos del mercado.

 


Cómo funciona una centralita virtual

¿Qué es una centralita virtual?

Una centralita virtual es un sistema telefónico de centralita IP que se ofrece como servicio en la nube de Internet (lo que se denomina un servicio cloud). Su principal ventaja es que para usar el servicio, el cliente no tiene por qué tener en sus oficinas ningún equipo sofisticado salvo los terminales o teléfonos, y además se factura como un coste mensual, sin inversiones.

Veamos a continuación su funcionamiento:

 

Así funciona

  • Los usuarios del servicio, pueden usar un terminal hardware o software (softphones, disponibles para plataformas PC, Mac, Android i iOS). Del mismo modo existen terminales hardware fijos e inalámbrico.
  • Cada terminal tiene un número interno de identificación corto llamado extensión.  Las llamadas entre extensiones de un mismo cliente son gratuitas.
  • Los terminales se conectan al servicio mediante una línea de acceso a Internet. Cualquier linea vale, pero para optimizar la calidad, mejor que sea de fibra.
  • Las extensiones o terminales pueden estar repartidas en una o varias sedes del cliente.
  • Los terminales pueden llamar al exterior como cualquier teléfono,  pero a unas tarifas muy competitivas, sobretodo en llamadas internacionales.
  • Cada centralita virtual puede tener un número telefónico (o varios) que la hace accesible desde el exterior. El cliente puede portar a este servicio su número actual de teléfono.
  • Es posible configurar para las llamadas entrantes, un protocolo de recepción de la llamada. Lo habitual es, por ejemplo, que la llamada se reciba con una locución del estilo “Ha llamado a Gestoría Pérez. Un momento por favor. “, para luego pasar la llamada a un grupo de extensiones interno, según una secuencia dada.

 

Funcionalidades avanzadas de una centralita virtual

Por ser un servicio centralizado que se encuentra en Internet, las funcionalidades de centralita están en continuo desarrollo, y además, son accesibles tan pequeñas como grandes empresas. Os ponemos solamente una pequeña muestra.

 

Numeración telefónica

  • Se puede contratar numeración de diferentes puntos geográficos.
  • Los números pueden ser de España o incluso internacionales.
  • De esta forma, mejora la cercanía y confianza con los clientes.

Operadora Automática

  • Se puede configurar un menú de entrada (IVR) para recibir las llamadas
  • El usuario accede directamente al departamento apropiado sin tener que pasar por una operadora de centralita.

Condiciones temporales

  • En función de la hora y fecha, podemos hacer que el comportamiento del sistema sea distinto.
  • Podemos hacer que en horario no laboral las llamadas se redirijan a un contestador, o bien a un técnico de guardia.

La centralita virtual Nubelfon ofrece muchas más funcionalidades avanzadas interesantes para las empresas. Consulta con nuestros asesores les ventajas que puede ofrecerte a la tuya.